Servizio di gestione Documentale

L' attività  di gestione documentale è quella che ci permette l'inserimento della maggior numero di soggetti svantaggiati.
In questo settore andiamo dal semplice Data entry che appunto rimane un'attività  fondamentale per gli obiettivi sociali sui quali la Cooperativa N.O.I ha basato la propria genesi e che sa svolgere con estrema precisione e qualità  del dato.
La gestione degli archivi, cartacei e digitali, con applicazione di massimari di scarto e prelievo in tempi predefiniti degli originali nei casi in cui fosse necessario.
In questo settore abbiamo sviluppato particolari competenze anche nella gestione di protocolli informatizzati con digitalizzazione documenti.
La Cooperativa inoltre è in grado di progettare e realizzare servizi di stampa e postalizzazione dei documenti in uscita.
Nella nostra esperienza non manca la gestione dell'inventario informatico dei cespiti aziendali distinto per categoria ed assegnazione, con relativa manutenzione, utilizzabile anche ai fini fiscali, completa le competenze del settore.

SERVIZI ARCHIVSTICI  

• archiviazione fisica
• archivi correnti di deposito e storici
• archiviazione cartelle cliniche
• gestione elettronica documentale
• teleprocessing
• workflow e protocollo informatico document
• consulenza archivistica

Archiviazione fisica

Il servizio di archiviazione fisica dei documenti comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del cliente, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità .

Il servizio prevede le attività di ritiro, spostamento, catalogazione, classificazione ed archiviazione di documenti cartacei in originale.

La documentazione potrà  essere conservata in locali del cliente o su specifica richiesta, in locali messi a disposizione dalla società .

Il servizio di gestione degli archivi contempla lo svolgimento di tutte le attività  gestionali connesse al ciclo di vita del documento, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, il versamento agli Archivi di Stato, le attività  di selezione e scarto della documentazione. Il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l'utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche della gestione dell'archivio.

Archivi correnti di deposito e storici

Una volta presi in carico i documenti, elaboriamo adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di effettuare una corretta e funzionale archiviazione del materiale. Gestiamo qualunque tipologia di archivio, proponendo soluzioni diverse in funzione delle diverse esigenze del cliente.

Archivio corrente

E' costituito dalla documentazione di supporto allo svolgimento delle attività correnti del Cliente. Per questa tipologia interveniamo nella definizione e nella progettazione di strumenti e metodi che garantiscano la corretta formazione dell'archivio, in modo da consentire un'efficace e rapida ricerca dei documenti e un ordinamento appropriato per quello che in futuro diventerà  un archivio di deposito.

Archivio di deposito

E' costituito dal materiale documentario non più utilizzato per le esigenze correnti del cliente, ma che mantiene ancora una rilevanza ai fini giuridici e operativi.

Per questa tipologia, interveniamo nella fornitura di un servizio che garantisca:

Archivio storico

E' costituito dalla documentazione storica che non ha piiù rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata, a discrezione dell'Ente, come supporto alla ricerca per mantenere traccia della memoria storica del documento. Per questa tipologia, interveniamo nella predisposizione degli strumenti archivistici diretti alla gestione e alla valorizzazione della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni normative in materia e dagli orientamenti della disciplina archivistica.

Gestione elettronica documentale

Attraverso l'utilizzo di tecnologie informatiche standard e avanzate, offriamo al cliente la possibilità  di usufruire di tutti i vantaggi offerti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini di facile e immediata consultazione. Realizziamo progetti finalizzati all'ottimizzazione del flusso lavorativo nel pieno rispetto delle caratteristiche peculiari del documento e di criteri di economicità , garantendo la totale integrazione tra la gestione elettronica e la gestione cartacea dell'archivio.

La documentazione viene acquisita su supporto ottico attraverso utilizzo di scanner professionali creando un database di immagini elettroniche. Vengono effettuati i seguenti controlli sulla qualità  delle immagini acquisite, ovvero:

Le immagini possono essere rilasciate in formati concordati con il Cliente.

Workflow e protocollo informatico documenti

Il workflow documentale rappresenta un sistema di riorganizzazione dei processi di lavoro aziendali con l'obiettivo della completa automazione del flusso documentale, dalla gestione del protocollo alla ricerca e movimentazione in archivio.

L'obiettivo dell'attività  è la ridefinizione del flusso di gestione della documentazione attraverso

Consulenza archivistica

Il nostro servizio di consulenza archivistica accompagna il Cliente nell'analisi dei fabbisogni, nell'elaborazione di adeguate procedure di gestione e nella progettazione di sistemi di gestione dei flussi documentali.

Attraverso l'ausilio di esperti del settore forniamo attività  di consulenza su:

• legislazione archivistica
• redazione di titolari
• redazione di elenchi di consistenza e inventari
• redazione di massimari di scarto l riordinamento di archivi presso la sede del Cliente l trasferimenti di archivio
• progettazione di locali archivio.

Principali clienti

• Ulss 8 di Asolo